Mette Elmann Johansen. Partner, statsaut. revisor. Direkte tel.: 46 30 69 33 | mel@beierholm.dk · Natalia Brungaard Kanstrup. Chef, outsourcing. Direkte tel.: 46 30 69 41 | nka@beierholm.dk · Michael Vejgaard Hansen. Partner, statsaut. revisor. Direkte tel.: 44 45 01 27 | mvh@beierholm.dk
Har du styr på nye krav om digital bogføring og digital opbevaring?
Annonce: Har du styr på nye krav om digital bogføring og digital opbevaring?
I 2024 bliver de første virksomheder omfattet af bogføringslovens krav om digital bogføring samt digital opbevaring af bogføring og bilag. Din tidsfrist afhænger af din regnskabsperiode og af hvordan du vælger, at håndtere din bogføring.
Når kravet om digital bogføring træder i kraft, har du som omfattet virksomhed overordnet to muligheder for at opfylde dette. Enten kan du sørge for, at virksomhedens bogføringssystem lever op til kravene i bogføringsloven eller du kan vælge at outsource dit bogholderi.
Ønsker du at varetage bogføringen selv, kan din virksomhed opfylde kravet om digital bogføring ved at bogføre digitalt i enten et standardbogføringssystem eller i et specialudviklet bogføringssystem.
Standardbogføringssystemer
Et standardbogføringssystem er et bogføringssystem, som er registreret hos Erhvervsstyrelsen. Fordelen ved at vælge et standardbogføringssystem er blandt andet, at man kan være sikker på, at systemet lever op til kravene. Ulempen er, at systemet udbydes som en standardløsning og derfor har begrænsede tilpasningsmuligheder sammenlignet med et specialudviklet bogføringssystem.
Erhvervsstyrelsen forventer at offentliggøre en liste over registrerede standardbogføringssystemer i januar 2024.
Specialudviklede bogføringssystemer
Specialudviklede bogføringssystemer forhåndsgodkendes ikke af Erhvervsstyrelsen, og virksomhedens ledelse er derfor selv ansvarlig for at sikre, at det anvendte bogføringssystem lever op til kravene til et digitalt bogføringssystem. Fordelen ved at anvende et specialudviklet system er derfor samtidig, at bogføringssystemet kan skræddersys til den enkelte virksomheds behov.
Det er vigtigt at være opmærksom på, at kravene til et digitalt bogføringssystem kan opfyldes ved brug af flere forskellige programmer, applikationer m.v. Det skyldes, at der ved et ”digitalt bogføringssystem” menes summen af de computere, programmer, digitale services, software m.v., som virksomheden anvender til følgende:
– Bogføring af transaktioner
– Opbevaring af bogførte transaktioner og bilag
– Automatiseringer af de processer, som et digitalt bogføringssystem efter kravbekendtgørelsen skal understøtte.
Det vil sige, at virksomheden ikke nødvendigvis skal anvende ét system, der opfylder samtlige af Erhvervsstyrelsens krav. Virksomheder, som benytter et specialudviklet bogføringssystem, kan således godt opfylde kravene, selvom bogføring sker i ét program, salgsfakturaer genereres i et andet program, og opbevaring af bilag sker i et tredje program. Vi forventer, at Erhvervsstyrelsen vil følge op med vejledning til virksomhederne, når reglerne er endeligt fastlagt.
Bekendtgørelsen med kravene til specialudviklede bogføringssystemer forventes udstedt i november 2023.
Ikrafttræden
Ikrafttrædelsestidspunktet for kravet om digital bogføring er endnu ikke endeligt fastsat, og datoerne er således blot foreløbige. Erhvervsstyrelsen har dog fornyligt sendt et udkast til bekendtgørelse om ikrafttrædelse i høring, hvori kravet om digital bogføring forventes implementeret således:
Digitale standardbogføringssystemer
For virksomheder med pligt til at indsende årsrapport efter årsregnskabsloven (primært selskaber som ApS og A/S), og som benytter et digitalt standardbogføringssystem, forventes kravet om digital bogføring at gælde for regnskabsår, der begynder 1. juli 2024 eller senere.
Eksempel
Regnskabsperiode 01.01 – 31.12
Kravet vil forventeligt være gældende for virksomheden fra 1. januar 2025.
Regnskabsperiode 01.07 – 30.06
Kravet vil forventeligt være gældende for virksomheden fra 1. juli 2024.
Specialudviklede bogføringssystemer
For virksomheder med pligt til at indsende årsrapport efter årsregnskabsloven (primært selskaber som ApS og A/S), og som benytter et specialudviklet bogføringssystem, forventes kravet om digital bogføring at gælde for regnskabsår, der begynder 1. januar 2025 eller senere.
Eksempel
Regnskabsperiode 01.01 – 31.12
Kravet vil forventeligt være gældende for virksomheden fra 1. januar 2025.
Regnskabsperiode 01.07 – 30.06
Kravet vil forventeligt være gældende for virksomheden fra 1. juli 2025.
Øvrige virksomheder
For virksomheder, som ikke har pligt til at indsende årsrapport efter årsregnskabsloven, (primært enkeltmandsejede virksomheder) men hvor omsætningen i to på hinanden følgende indkomstår overstiger DKK 300.000, forventes kravet om digital bogføring tidligst at gælde for regnskabsår, der begynder 1. januar 2026 eller senere.
Digitalisering fører også til forretningsudvikling
Digitalisering og den nye bogføringslov er ikke blot en administrativ og økonomisk byrde. Det kan også være en katalysator for vækst og udvikling. Brugen af data kan styrke både overblik og indsigt, effektivisere arbejdsgange og i det hele tage gøre dig endnu klogere på din forretning.
Hos Beierholm hjælper vi gerne – både med at komme godt fra start i forhold til den nye bogføringslov og med rådgivning og sparring om digitalisering og forretningsudvikling.
Beierholm i Roskilde står altid klar til en uforpligtende snak, hvis du vil høre mere om mulighederne for dig og din virksomhed.
Vi bor på Himmelev Bygade 70, 4000 Roskilde. Telefon: 46 36 60 00. www.beierholm.dk.
